Projektablauf im Messebau — rückwärts geplant

Im Messebau gibt es einen unverrückbaren Termin: die Eröffnung der Messe. Davor liegen die von der Messegesellschaft vorgegebenen Aufbautage, davor Transport, Produktion, Freigaben und Entwurf. Die folgenden Zeiträume sind Erfahrungswerte für einen individuellen oder anspruchsvollen Systemstand — bei Mietständen geht vieles schneller, bei großen Doppelstock- oder Sonderbauten dauert es länger.

Zeitplan rückwärts ab Messetermin

• ca. 6–9 Monate vorher — Teilnahme beschließen, Fläche bei der Messegesellschaft buchen, Budget und Ziele festlegen, Briefing schreiben.
• ca. 5–6 Monate vorher — Briefing an Messebauer, erste Konzepte und Entwürfe, Auswahl des Partners.
• ca. 4 Monate vorher — Entwurf überarbeiten und freigeben, Festpreis-Angebot und Auftrag.
• ca. 3 Monate vorher — Werkplanung, Standpläne zur Freigabe bei der Messegesellschaft einreichen, technische Services bestellen (Fristen beachten).
• ca. 6–8 Wochen vorher — finale Grafikdaten liefern, Exponate und Medien festlegen, Logistik planen.
• ca. 2–4 Wochen vorher — Produktion und Vormontage in der Werkstatt, Druck der Grafiken.
• Aufbautage — Transport zur Messe, Aufbau, Technik-Check, Reinigung, Übergabe des fertigen Stands.
• Messe — Betreuung durch einen Ansprechpartner des Messebauers.
• Abbautage — Abbau, Rücktransport, Prüfung, Einlagerung.

Die genauen Auf- und Abbauzeiten, Fristen für Service-Bestellungen und Einreichung der Standpläne veröffentlicht die jeweilige Messegesellschaft für jede Veranstaltung im Ausstellerbereich ihrer Website.

Schritt 1 — Briefing

Ein gutes Briefing ist die halbe Miete. Es sollte enthalten:

• Messe, Termin, Messeort sowie Halle und Stand-Nr., falls schon bekannt
• Standfläche (Breite × Tiefe in m²) und Standart: Reihenstand (eine offene Seite), Eckstand (zwei), Kopfstand (drei) oder Inselstand (vier)
• Ziele der Messe: Neukunden, Bestandskundenpflege, Produktlaunch, Recruiting
• Funktionen: Anzahl Besprechungsplätze, geschlossener Besprechungsraum, Lager, Küche, Theke, Exponate mit Maßen und Gewicht
• Budgetrahmen für den Standbau
• Wiederverwendung: Einzelmesse oder Einsatz auf weiteren Messen?
• Unterlagen: CI-Manual, Logos, Bilder, Fotos früherer Stände, Standplan der Messe

Unsere vorbereitete Anfrage-Mail fragt genau diese Punkte ab.

Schritt 2 — Entwurf

Der Messebauer entwickelt aus dem Briefing ein Konzept mit Grundriss, Ansichten und 3D-Visualisierung sowie eine erste Kostenaufstellung. Bei Ausschreibungen mit mehreren Messebauern lohnt es sich, allen dasselbe Briefing zu geben — sonst sind die Entwürfe nicht vergleichbar.

Schritt 3 — Freigabe und Auftrag

Nach ein oder zwei Überarbeitungsrunden geben Sie den Entwurf frei und erhalten ein Festpreis-Angebot für den vereinbarten Leistungsumfang. Achten Sie auf die Abgrenzung: Was ist enthalten (Standbau, Grafik, Möbel, Licht, Transport, Auf- und Abbau, Projektleitung), was wird separat abgerechnet (Service-Bestellungen bei der Messe, Catering, Personal)?

Schritt 4 — Werkplanung und Messe-Formalitäten

Jetzt werden Details geplant: Materialien, Anschlüsse, Statik, Brandschutzklassen. Die Standpläne gehen zur Prüfung an die Messegesellschaft, technische Services werden bestellt. Wer hier Fristen verpasst, zahlt oft Zuschläge oder bekommt bestimmte Leistungen nicht mehr.

Schritt 5 — Produktion

In der Werkstatt des Messebauers werden die Bauteile gefertigt, lackiert und vormontiert, Grafiken gedruckt, Technik vorbereitet. Viele Messebauer bauen kritische Elemente probehalber auf, um Überraschungen auf der Messe zu vermeiden.

Schritt 6 — Logistik und Aufbau

Anlieferung im zugewiesenen Zeitfenster, Aufbau innerhalb der vorgegebenen Aufbautage, Einbau der Technik, Endreinigung. Am Vorabend der Messe wird der Stand übergeben — idealerweise mit einer gemeinsamen Begehung.

Schritt 7 — Messe, Abbau, Einlagerung

Während der Laufzeit ist ein Ansprechpartner erreichbar. Nach Messeschluss beginnt der Abbau; wiederverwendbare Teile werden geprüft, ggf. instand gesetzt und eingelagert, damit sie für den nächsten Einsatz bereitstehen.

Zu spät dran?

Wenn die Messe in wenigen Wochen beginnt, ist ein Mietstand oder ein Systemstand meist der realistische Weg. Fragen Sie trotzdem an — ob es noch klappt, hängt von Kapazitäten und Umfang ab.